医药公司信息化阶段性定位分析

医药公司信息化阶段性定位分析  
 
 
该医药商业公司的信息化建设目标:

  迅速收集有效的信息,将其系统化地组织为信息资源流,并快速将其传递给适当的部门或人员,以供相关部门做出恰当的决策,以全面提高整个公司商业管理水平。

  ? 公司对外部风险和机遇能迅速反应,快捷地把重要信息传达给需要者,快速地决策并且与顾客互动,不断改善业务流程,以全面提高整个公司的业务处理效率。

信息化建设的背景与理论依据
  
  市场环境的变化、企业规模效益理论和信息资源管理的实质内容决定了该医药商业公司的信息化建设应和企业的发展、变革结合起来。

(1)该医药商业公司信息化建设的背景

  ? 按照中国加入世贸组织的承诺,2004年12月11日全面开放药品分销领域。随着外资的逐渐进入,中国医药商业企业面临的市场竞争会更加激烈,赢利空间也会进一步压缩,具有理念、品牌、技术和资本优势的国外医药商业企业将逐步改变中国医药商业领域的竞争格局和游戏规则。

  ? 中国医药商业领域的市场集中度低,流通体系尚不健全。在计划经济体制下形成的三级批发格局基本打破以后,新的有效的医药流通体系尚未完全形成,流通环节复杂,物流成本高。物流信息的滞后,导致医药商业企业真实的销售数据反馈困难,串货现象严重,应收账款数额大。

  ? 从趋势上来看,中国医药商业领域的重组、并购还会持续发生,产业集中度会不断提高,医药商业企业将越来越关注内部结构的调整以提高自身的盈利能力。外部环境的变化,决定了医药商业企业必须在经营理念、管理思想、运营模式、营销手段、服务方式等方面做战略转型。

(2)该医药商业公司信息化建设的主要理论依据

  ? 根据企业规模效益理论,企业达到一定规模程度后,其经济效益随着规模的增大而增加必须满足专业化程度的提高、分工与管理的发展、新技术的运用等条件。当企业规模的不断扩大,而运营组合受到运营技术或模式的限制时,内部机制就会难以协调业务和管理活动,造成效率下降、成本增加,企业经济效益呈现递减。

  ? 信息资源与人力、资金、物料、设备、场所等一样,都是重要的资源。信息资源管理的目的是通过建立企业内、外信息流的沟通渠道和合理开发、利用信息资源,来优化配置其它经济资源,提高企业的效益和竞争力。企业信息资源规划是企业信息的采集、处理、传输和使用的全面规划,认为现代信息网是通信网、计算机网、信息资源网的组合。

信息化建设发展途径

  根据企业信息化演进的诺兰(Nolan)模型,企业信息化过程分为六个阶段:初装、扩展、控制、集成、数据处理和成熟。这是一种波浪式的发展历程,所以,企业应采取滚动规划、逐步推进的原则,从个别部门的应用开始,待大部分部门信息化比较成熟后,再考虑开展电子商务活动,从而实现全面信息化。

  根据该医药商业公司发展和信息技术运用水平的实际情况,依据和借鉴了诺兰模型和信息资源规划的有关要点,将其信息化建设规划调整为3个阶段:

  ? 一期基础建设阶段——物理平台及主导业务管理系统建设。设计、改造与搭建作为先导工程的通信网与计算机网,并把医药产品“进销存”管理系统作为关键目标工程。

  ? 二期发展阶段——信息资源网建设。信息资源网建立在计算机网之上,同时又是各种应用系统的统一的信息平台,目的是实现公司内各部门的信息共享,以及与公司外部客户、供应商和业务伙伴之间的信息互换。这一阶段的重点是数据仓库的设计与建设。

  ? 三期完善阶段:电子商务平台建设。

信息化建设的现阶段定位

驱动因素——

该医药商业公司的信息化建设驱动因素主要有以下四个方面:

? 激烈的市场竞争。
? 信息技术逐渐成为企业塑造核心竞争力的关键因素之一。
? GSP认证的对医药商业企业在管理上有更高要求。
? 企业面临降低内部成本、提高运作效率和服务质量的压力。

现状分析——

经调查,该医药商业公司的现状如下:

(1) 软件:服务器操作系统为NT4.0;客户机操作系统为WIN98或WIN2000。服务器需升级为WIN2000,客户机需升级浏览器。

(2)硬件:服务器为PC服务器,需添置数据处理功能更强的服务器;客户机大部分是在99年以后购买的联想、清华同方台式机,需添置客户机。

(3)业务人员:业务人员对计算机管理缺乏了解,多数业务停留在手工阶段。需培训。

(4)组织机构:某医药商业公司采用统购分销方式经营,采购相对独立,销售相对分散。这种商业模式面临的问题是:由于采购是集中的,销售是分散的,销售分公司之间存在着品种交差、经营区域交叉;分公司独立核算,有自己的财务核算中心,而采购也有自己的结算中心,从采购到销售,内部环节过多(调拨),造成成本(内部销售成本、时间成本)的大量浪费,影响业务办理效率;这种经营模式不适应ERP管理,不能及时响应供方需方的矛盾和满足业务的实时性。目前公司领导已意识到这点,准备把面向零售的几个经营部成立零售中心,而数个面向批发的分公司改成销售中心,形成统购统销的商业模式。

(5)现有进销存系统:现使用的进销存系统是用VFP开发的,只涉及采购、销售、部分客户和药品管理等简单的功能实现。

  ? 在财务管理上,仓库成本核算还很不精确。财务的监控、信用额度的监控、应收应付账款的监控还没有到位;信息系统功能还比较简单,覆盖面窄,往往是一个或者两个业务条线,所有的数据之间会产生割裂的问题;由于仓库信息的不合理性,造成实物和电脑数据的不一致性,无法通过电脑对实物进行有效的管理,造成大量的退货和批号不一致。

  ? 在业务管理上,对于具体库存情况、销售情况往往一无所知,对于现金与货物的管理还停留在原始的手工记录方式。

  ? 在质量管理方面,经常发现货物出库以后,客户返回来说有批号错了,结果是整条线的整个批号全都错。由于手工工作量很大,很多企业的质量台帐都是在验收之前赶出来,没有起到真正的监控的作用,而对于流程的监控,质量部对于采购、销售这种流程的监控没有办法在公司的运作当中体现出来。

  ? 在信息资源管理方面,数据安全差,由于采用Foxpro文件型数据库,数据处理慢,数据容易丢失。

(6)其它系统:其它非主营业务,除简单的文字处理外,基本未采用计算机管理。

现阶段定位与本阶段建设重点

  从该医药商业公司目前状况及发展预期来看,建设以业务为核心的财务业务一体化管理系统,并具备向供应链扩展的能力,是该公司一期基础建设阶段信息化建设的合适定位。

  从基础设施角度来看,为顺应公司经营机构地理位置分散的要求,应基于Internet建设网络平台,以更好地实现公司的远程协作。

  从软件技术平台的角度来看,激烈的市场竞争使公司需要不断地进行自我调整,因此软件技术平台的柔性定制能力必须得到保证,应根据不同的信息技术应用程度存在不同层次的信息系统,由低向高不断深入,从公司利用信息系统获得竞争优势的来看,分为以下4个阶段:

? 操作阶段:利用信息系统支持操作行为;
? 决策阶段:利用信息系统帮助管理,制定出质量更高的决策;
? 商业战略阶段:利用信息系统直接支持一种被选中的商业战略;
? 商业发展阶段:信息和信息系统本身具有商业潜力的应用。

  该公司目前的信息化建设处于一期基础建设阶段,主要任务是依靠计算机辅助实现业务工作的自动化,为后面的信息化建设打下坚实的基础。结合现状从实际应用出发,一为顺应GSP对医药商业企业的要求,二为顺应该公司新型商业模式的需求,本次信息化建设的重点应为医药产品“进销存”管理系统(包含功能:采购管理、销售管理、库存管理、结算管理、质量管理)、财务管理系统和人力资源管理系统等
 

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