合理选择财务管理软件项目实施方式

财务管理软件虽然没有ERP系统那么复杂,但是一个功能齐全的财务管理软件,也包括很多内容。如应收应付管理、自动分录、总帐管理、成本管理、费用报销管理、发票管理等模块。这些模块是否需要一步到位、财务管理的流程是否需要进行更改,等等,这些就是涉及到财务管理软件的实施方法论。今天笔者就这个话题发表一下自己的看法。

一、 流程管理先僵化后优化。

其实,传统的财务管理,没有多大的难度,基本上就在于一个财务处理作业的流程上面。若这个流程制定的好,并且大家都能够遵守这个流程,那么作业就会非常的顺畅。相反,要是这个流程定义的不合理,或者流程成为了一纸空文,没有实际的约束力的话,那么财务人员在处理起来的时候,就会显得比较吃力。所以,财务管理系统也是先从规范企业的作业流程出发,来提高财务管理人员的工作效率。

财务管理软件自身带有一套标准的工作流程。这套流程虽然说不是十全十美,但是,也是经过千锤百炼的,集合了很多财务管理专家的智慧。所以,企业在实施财务管理软件的时候,最好能够先完全遵守财务管理软件的流程,等到系统熟悉后,在 根据自己公司与部门的实际情况,来对系统流程进行优化。如此处理的好处非常明显。

一是可以提高项目上现的进度。我们知道,财务部门每个月都要做很多的帐务,而且准确率要求都非常的高。若把财务管理软件的项目拖的太长的话,则很明显会严重的干扰财务部门的工作,这是我们在实施财务管理软件项目的时候需要尽量避免的。而如果不采用这种实施方法,如根据企业现有流程来对财务管理软件进行二次开发的话,则需要比较长的时间,这样的话,就会对财务部门对正常运转产生很大的影响。而若先对企业的财务管理流程进行僵化,即完全按照系统流程来走的话,则可以大大缩短项目的时间。

二是可以解决企业财务管理过程中的一些不规范的行为。其实,现在很多公司财务管理都存在着一些管理漏洞。如在报销的时候,没有发票或者单据手续不齐全等等。这一方面是公司里可能存在一些特权人物,在破坏企业的管理规则;另一方面,企业也缺乏行之有效的流程管理工具,无法对相关作业实现标准化管理。如笔者在给企业实施财务管理软件的时候,很多财务经理会像我诉苦。他们说,不是他们不想实现标准化管理,而是企业“大人物”太多。我们发现员工的手续不全,就把单据退回去让他们重新处理;但是,他们呢,不知道通过手段直接让老总在单据上了字。此时我们也只能够接受了。可见,不是财务管理人员不想实现标准化管理,而是因为企业中“人治”因素太重,而大大降低了流程的约束作用。而若让财务管理流程僵化,什么作业都必须按照规矩来,则无形之中,就可以降低这种人治对于财务管理标准流程的破坏性,从而消除一些财务管理中的不规范行为。

笔者现在实施财务管理系统的时候,基本上是采用这种实施方法,当然,要说服客户服从我的安排,也是有一定难度的。

不过,根据这种方法实施财务管理项目的时候,需要注意几个问题。

一是在推进系统标准流程的过程中,难免会受到来自于员工的阻力。此时,企业的项目管理负责人一定要取得一把手的支持,利用他的权威把这些反对声音打下去。同时,要让他们明白,如果这个流程在后续管理中真的行不通的话,可以做出适当的调整。

二是在流程优化的过程中,我们的原则是尽量减少对系统流程的调整。其实,根据笔者的经验,在刚开始,可能大家对系统的流程都比较不适应,但是,久而久之,也都习惯了。这是为什么呢?这主要是因为很多作业方式都是一种工作上的习惯而已,而不是有多大的本质冲突。当员工采用这个流程一段时间后,对这个流程熟悉了,反而就适应了,不需要再做调整。所以,在刚开始对流程僵化这个阶段,可能会遇到很大的阻力,但是,在后来的阶段,反而阻力会小的多。

二、 分布实施、逐步完善。

财务部门虽小,但是五脏俱全。企业很多业务最终都会汇聚到财务部门,需要他们进行帐务处理。所以说,财务部门的工作范围其实很广的。在财务信息化刚刚起步的时候,就针对不同的财务工作有不同的信息化管理系统。如报销的话,就要费用报销管理系统,用来管理员工的报销。还有专门的费用预算管理控制、应收应付管理系统、总帐管理资系统、发票管理系统、工资管理系统等等。各种财务信息化管理系统琳琅满目,让人目不暇接。但是美中不足的就是,这些财务管理系统各自为政,把本来是相互联系的一些作业,分力互不相关的各个模块。这导致的结果就是,很多工作都需要重复的做。如在费用预算系统中做好相关的费用预算与控制;但是最后还需要在总帐管理系统中做相关的单据等等。这就导致了一些重复的工作,从而最终影响财务信息化管理的整体效果。

为了解决这个“孤岛现象”,现在有的软件公司已经提出了一个综合型的财务管理解决方案。在这个方案的帮助下,企业财务部门只需要采用一套系统,就可以完成所有的财物管理工作。而最关键的是,各个财务管理作业在这套系统中是相通的,如费用报销等都可以直接转入到总帐管理模块。如此的话,就可以大大的减少重复性的工作。

但是,由此就带来了另外一个项目实施的问题,这个财务管理系统中具有这么多的管理模块,要如何实施的?是一步到位还是分阶段实施呢?

这也是一个大家争论的比较多的话题。我的观点是,需要根据企业的实际情况与财务管理的复杂程度来选择。如果企业的财务管理比较简单,而财务部门人员又比较充足,能够有足够的精力投入到财务管理项目中的去的话,则采用一步到位的实施方法,也是一个比较好的选择。

不过,根据笔者的经验,符合这种情况的企业很少。现在很多企业的财务部门,都是超负荷运作的。如果在同一时间,对财务管理的各个方面进行信息化管理改造的话,可能会让他们精神崩溃,最后不但项目没有搞上去,还把正常的财务管理作业搞成一团糟。

所以,笔者还是倾向于“分布实施,逐步完善”。也就是说,在项目规划的时候,不要想着把所有的模块都一下子上上去,而应该分阶段时候。如上半年先实施企业管理比较薄弱的费用预算与报销系统,下半年再把应收应付与总帐管理模块上上去。如此一步步的做,最大的好处就是让财务管理人员能够抽出足够多的时间,投入到这个项目中去。我们的目标就是,上一个模块,就要让其显示出效果来。

在采用“分布实施,逐步完善”这个实施方法论在实施企业的财务管理软件项目的时候,需要注意以下几个方面的问题。

一是要对财务信息化管理有一个整体的规划。在采用这个方法的时候,最忌讳的就是没有一个统一的规划,想到什么就实施什么模块。我最担心的就是,由于对于财务信息化管理没有统一的规划,到时候购买财务管理软件的时候,没有购买统一的解决方案,而是各个模块分开来买不同厂商的平台。这就会导致各个系统之间独立运作,各自为政,从而人为的导致“信息孤岛现象”。

二是在信息化规划的时候,需要注意各个模块之间的前后联系。如在可以的情况下,最好先考虑上应收应付与费用报销模块,然后再上总帐管理模块。如此做的目的,是因为总帐管理中的很多凭证的内容,都可以根据应收应付与费用报销模块中转换过来,而不用财务管理人员手工的在总帐管理模块中输入凭证的内容。

最后,笔者要说的就是,项目实施方式,其实没有好坏之分。只有根据企业的实际情况,然后选择合适的方式才是可行的。套句俗话,只要适合企业的,才是最好的。不过有一点可以肯定的就是,无论采用什么样的项目实施方式,标准化管理、消除信息孤岛现象,永远是信息化管理中的两个永恒的目标。(来源:支点网)


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