怎样解读“企业信息化”

   
  怎样解读“企业信息化”  
 
严格说来,凡是在某个名词后面加一个“化”字的,都意味着要将某个对象从某种状态转变为另一种状态,这是中文“化”这个字的真实含义。比如,“国家现代化”是指将一个处于发展中的非现代的国家改变成具有一定现代标准的国家。还可以推敲其他具有“化”这个后缀的名词,比如产业化、全球化等等。从这些例子可以看出,要在某个名词之后加上一个“化”字,它总是蕴涵着人们的某种期望,即希望某个对象从一种“欠满意”的状态向一个满意的状态转变,或者相反。
根据这个推理,“企业信息化”里所指的两个状态是什么呢?它所带有的感情成份同我们“赶超”欧美的心态有没有关系呢?下面从3个方面对企业信息化进行剖析。

从“信息不足”转变为“信息丰富”

应该说这个理解最符合“信息化”字面上的含义,也符合目前所倡导的向“知识型企业”转变的概念。在过去计划经济时代,企业领导者在作出各种决定的时候,虽然不能说他们不需要各种信息的支持,但长官意志也是一个不小的因素,而且,即使领导者想科学决策,可用信息也是少之又少,如果下级再有浮夸虚报的不良习惯,这种决策的有效性和科学性就可想而知了。
我们知道,数据不等于信息,只有对粗数据进行加工并结合实际业务需要才能判定其处理结果的可用性。信息加工过程一般都要经过数据采集、加工,最后归纳总结这些阶段。对于一个典型的企业,对信息的需求主要有市场及产品信息、财务信息、客户需求信息,以及国家政策和股市等这些宏观经济信息。宏观经济环境的信息大都来源于企业之外,比如国家统计部门、第3方研究机构等,只有非常大型的企业才有能力建立自己的研究机构。因此,企业信息化里的“信息”主要还是集中于企业从事生产、服务活动的微观信息需求。
每个企业的数据处理能力都不尽相同,人工、电脑处理的程度有大有小。目前,电脑对历史数据的总结方面是人力所无法比拟的,而对未来进行预测方面,人工智能的功用还相当有限,还无法脱离人脑智力的最终判断。“信息不足”就是指企业在作出各种决策时无法及时地获得各种业务资料。这里必须强调的一点是信息具有很强的时间性。如果信息加工的时间太长,企业生产经营的效率就会由于这种拖延而受到影响。因此,信息的“不足状态”表现在“不及时”和“不丰富”两个方面。
因此,对“企业信息化”的基本理解就是要改变企业在信息需求上这种不及时、不丰富的现状,并向我们所希望的理想状态改变。比如,月底、年终各种销售、财务报表要多长时间可以获得?其全面性、准确性如何?业务员的销售数据更新周期多长,是一天还是一周?某个客户的购买历史报告多长时间可以获得?购买过程中有否记录各种联系细节等等这些同日常经营决策密切相关的信息供应情况,都是信息化的可衡量指标。
显然,由于人类对信息的丰富性和及时性的需求是动态的,其要求也随着信息技术水平的提高不断提升。目前,由于互联网的发展,人们对信息的需求已经达到了“即时即量满足”的水平,即不多不少、不快不慢的“正好”状态。之所以要不多不少是由于每个人的需要都不一样,而且时间有限,员工只需要吸收对他有用的信息即可,不必浪费时间阅读不相关的信息,用目前的词就是对信息具有“个性化”需求。因此,企业对理想信息供应的追求并不是一蹴而就的,其本身带有阶段性特点。每个企业都必须根据信息供需现状,综合考虑其他多种因素设计出到达另一种状态的路线图,从而实现“信息化”的目标。

从人工操作转变为自动化流程运作

企业信息化的第2层意义在于企业流程的自动化。除了要向企业员工提供及时、丰富的经营决策信息之外,企业信息化还有帮助企业降低人事费用,减少人为工作失误从而提高整体经营效率的目的。这种自动化过程就是将日常工作中重复性的业务流程进行电脑固化,对多个重复性活动进行整合以消除不必要的信息媒介断点。
  与业务流程自动化相近的提法还有办公自动化、生产作业自动化等,关注的是如何利用信息技术以及工业控制技术来实现对生产过程的自动化实现。不过,需要指出的是,流程的自动化在某种程度上是以牺牲个性化和灵活性为代价的。对某个固化的流程进行改变必然会引发相当的费用,从而提高了流程改进的难度。另一方面,自动化同标准化也越来越具有关联性,因为越来越多的企业采用套装软件,导致企业之间的差异减少,各种自动化应用软件变成了大同小异的“汉堡包”。
  同样,要考察企业信息化在流程自动化方面的努力,我们必须清楚自动化前后的2种状态。比如,目前的自动化程度如何?每个流程由多少个活动组成?有多少人参与,他们的合作情况如何?容易出错的活动是什么?最低效率的流程或活动是什么?只有对流程现状作一个比较详细的分析,才可以找出目前流程不足的关键所在,为进一步的流程优化和固化打下基础。同时,在任何时候都不要忘记自动化本身并不是目的,它只是实现企业经营目标的一个手段而已。在流程自动化方面到底要达到何种理想状态,以及达到这个状态所需要的投入也都必须综合考虑。
  目前,在技术上已经可以实现“流程管理”的水平,这是一种理想的境界,即企业可以在最高层次上自行配置流程活动,并对各个流程和活动进行单元管理,这种技术实现即满足了流程自动化的要求,又实现了必要的灵活性,从而为流程自动化带来了前所未有的便利。

企业管理从“低水平”向“高水平”转变

企业信息化最后一个解读应该是有关企业管理理念的范畴,即企业管理的现代化。当然,这里现代化具有借鉴其他先进国家企业管理经验的含义。
  我们知道,很多信息技术改造工程都涉及到企业管理的某种变革,而不仅仅是IT本身。任何一个软件应用系统,如ERP或者CRM都含有一定的管理哲学。因此,企业信息化除了含有技术层面上的状态改变之外也应该包含管理思想方面的改变,这种信息化的努力就是在经营方式、经营理念上从较为原始的、不尽合理的状态向科学的、制度化方向转化。这种转化在很多时候涉及到人文因素,因而是一个很慢的过程,正因为如此,这种转化的需要很容易被人们所忽视。比如,在一个欠缺基本的对人尊重的企业环境里,要叫他们树立对客户的尊重和理解的态度自然有很大的难度,即使在技术上实施了某个CRM应用系统,客户对企业的满意度能否提升也是一个很大的未知数。
  因此,企业信息化的努力不应该只考虑上面2个技术层面的理解,更应该是一个企业管理现代化的过程。当然,现代化这个提法目前也没有以前来得流行,因为现代化总有一个追赶别人的意味,在目前我国可以载人上天的形势下,很难说我们国家不是现代的。这同时也说明人们的期望状态也是不断改变的。
  以上对“企业信息化”进行了3个层次的解读,希望有助于大家对这个词汇的深度理解。企业只要抓住了这3个层次的转变需要,才可能全面客观、准确地把握信息化的时代脉搏,制定出带有前瞻性的信息化战略,为企业的发展壮大奠定坚实基础。


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