办公自动化系统的设计与实

办公自动化系统的设计与实

1 办公自动化系统应用的目的

  1)企业的计算机应用和现代因特网/企业网应用的发展过程主要经历了3个阶段:第一阶段是企业内部协同工作。即企业内部实施因特网系统;第二段是因特网连接:第三阶段是业务处理过程的结合。与后端的企业系统紧密结合在一起,完成同业务处理过程紧密相连的综合信息处理和服务。

  2)企业办公自动化系统的应用将带来如下效益:首先,充分利用企业现有计算机和网络资源;其次。办公效率将得到极大提高,并减少办公中不必要的人为失误;第三.真正实现企业的电子协同工作;第四,为正在进入的电子政务和电子商务时代建立竞争优势。

  3)自动化系统首先创造了一个集成的办公环境。使所有的办公人员都在一个同样方便的桌面环境下工作。具体体现在: 一是各种工作流程处理的自动化和处理过程的监控化:二是解决了部门之间的协同工作问题;三是各种文档管理的自动化,达到按权限进行查询和使用,并为用户提供了方便;四是建立信息发布和收集平台,实现与其他管理信息系统(MIS)的信息交流。

  4)办公自动化系统就是要为企业创造一个集成的办公环境。使所有的办公人员都在同一个桌面环境下工作。摆脱时间和地域的限制。实现协同工作.要解决以下6个方面的问题:一是建立统一的内部通信平台,实现组织内部的通信与信息交流快捷流畅。并与因特网邮件互通;二是提供一个有效的信息发布与交流场所。如,电子公告牌、电子论坛和电子刊物等:三是单位内部工作流程自动化,解决部门与部门之间的协同工作问题,实现单位各部门的高效协作;四是各类文档管理的自动化。使单位内部文件与资料按权限进行保存、共享和使用;五是辅助办公系统,如,车辆调度管理、物品领用管理、图书管理等;六是实现单位内部信息系统构建与重组。

  2 用户需求分析

  从公司实际运用范围上看。需求规模相对较小。但其在功能上对系统的需求却是全面的。其功能包括日常事务管理功能和面向公司办公业务事务管理功能.即完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息和交流信息,高效地协同工作,既可以提高办公效率,又可以实现群体协同工作。另外,还需具备严密的用户权限管理。由于公司信息化基础比较薄弱,软、硬件设备配置不全。人员素质参差不齐,所以对硬件的配置要求应尽可能适中。对软件配置的要求则最好基于日常办公软件,如,Office应用系统,这样既不用花费大量资金添置软件.又能使职员快速掌握应用系统。在开发方式上,由于公司的经济实力有限。市场上的软件设备无法满足企业要求,因此,企业应改进现有软件设备,进行二次开发,并对现有软件设备功能进行修改、增删和开发,建立具有自身个性的办公自动化系统。

  3 系统设计

  3.1 系统基本目标

  太原热力OA办公系统是基于Windows操作系统B/S方式多层结构,以群件管理为核心,以领导、职员为服务对象,紧密结合太原热力办公业务的特点。构建功能完善、性能稳定、安全可靠的办公自动化系统,实现了各种信息资源的即时共享,可以更好地协同工作。提高工作效率,帮助领导全面、及时地掌握各方面的信息和动态。

  3.2 系统结构设计

  应用系统网络架构见图:

  在办公自动化系统开发中。系统完全基于B/S构建,即浏览器和服务器结构。用户工作界面是通过万维网浏览器来实现,极少部分事务逻辑在前端(Browser)实现,但是主要事务逻辑在服务器端(Server)实现,从而大大简化了客户端电脑的载荷,减轻了系统维护与升级的成本和工作量.降低了用户的总体成本。其次,在程序架构方面,B/S结构对安全以及访问速度的多重考虑.建立在需要更加优化的基础之上。在用户接口方面.B/S建立在浏览器上,有更加丰富和生动的表现方式与用户交流,并降低开发成本。

3.3 数据管理能力要求

  数据库采用Sql Server 2000数据库.是维护太原热力公司办公系统中各部门的所有表单:表单数量大约为100份,平均每天有200份数据单录人数据库,按此计算。1 a的数据量为20/65=7-3万条纪录。因此,采用Sql Server 2000是合适系统对数据库承载能力要求的。

  3.4 系统功能设计

  办公自动化系统的功能在对用户需求进行分析的基础上,结合自身的特色,不仅包括企业日常办公的常用功能,还包括日常办公中的许多小功能。同时还包括部分业务办公功能。系统功能设计具体包括以下模块功能。

  1)领导办公功能是为公司各部门领导个人办公而专门设置的,包括待办事项、日程安排和通信录等。

  2)企业资讯功能用于企业内部发布信息。包括企业公告、组织结构和部门风采等。

  3)会议管理功能用于管理公司的会议记录.包括会议室、会议通知和会议纪要。

  4)文件管理功能是对企业文件进行集中管理,包括行政文件、党委文件和收发登记等。

  5)计划管理功能是按照企业流程对企业的年度计划以及月度计划进行管理。

  6)日常管理功能是用于公司后勤及其福利以及物品等的管理,包括车辆管理、工程检查和物业管理等。

  7)人力资源管理功能是为公司人力资源部专门设置的,包括人事档案、合同和资料档案等管理。

  8)工程建设功能是对公司的工程和资产进行管理,包括热力干线、动迁协议和工程信息等。

  9)经营管理功能是对用户需求的管理,包括入网信息、核减申请、停热申请和报表管理。

  10)系统帮助功能用于帮助指导系统的使用。

  11)系统管理功能主要为系统管理维护本系统提供方便,进行软件初始化;通过权限和流程的设置,系统将显得更加灵活和稳定。

  4 系统运行平台

  1)服务器配置:CPUP4,内存512Mb,40Gb硬盘。

  2)服务器操作系统:Windows 2000。

  3)客户端操作系统:Windows 2000/XP。

  4)数据库:Sql Server 2000。

  5)应用服务器:IIS。

  6)浏览器:IE6.0。

  总之,采用B/S结构开发的办公自动化系统大大简化了客户端电脑载荷。减轻了系统维护与升级的成本和工作量。降低了用户的总体成本.使不同人员从不同的地点、以不同的接人方式访问和操作共同的数据库.能有效地保护数据平台和管理访问权限。


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