如何正确实施印刷业ERP

如何正确实施印刷业ERP

一、分析:印刷业ERP现状
     
据有关机构在2006年统计,中国共有各类印刷企业近9.7万家,其中有外商投资背景的印刷企业约2300家;全行业从业人员约340万人,总产值为 3300亿元人民币。市场机制在我国印刷产业资源配置中的基础作用逐步显现,国际资本进入我国印刷业的步伐明显加快。
      然而,中国印刷业自身还存在一些差距和不足:一是人均印刷总产值,纸及纸板占有量分别为30美元和50千克,远低于发达国家的平均水平;二是地区发展状况不平衡,缺乏具有国际竞争力和品牌影响力的本土骨干企业,印刷生产能力相对过剩,高档产品生产能力不足,增长方式不尽合理,产业的结构性矛盾尚未从根本上解决;三是本土企业自主创新能力不足,科研开发基础薄弱,在质量管理、工艺技术、产品标准等方面与国外先进企业差距较大;四是从业人员中高素质、高技能、外向型经营管理人才相对匮乏,亟须建立完善的职业培训、测评及认证体系,改善行业人力资源配置状况;五是缺乏科学的管理手段和畅通的供销链渠道;六是没有合理正确的用运企业信息化的竞争工具-ERP。
      作为信息产业中的印刷及图像传播业正在全面贯彻、执行“激光照排、电子分色、胶印印刷、装订联动”16字方针和“印前数字――网络化,印刷多色――高效化,印后多样--自动化,器材优质――系列化”28字方针。
      同时,印刷业向高精度、高效率、高色别的“三高”,和无水胶印、无轴传动、无缝橡皮布的“三无”新技术发展,印后加工及装订流程将向高速度、多功能、高精度的表面整饰自动化方向发展。
      在进入数字化印刷时代,落实这些重大方针及推动印刷业的发展必须以实施ERP为突破口。
      印刷业属于传统产业,从毕升发明的印刷术,到今天的电了出版,印刷业经历了一个漫长的发展过程。在这个发展过程中,真正有革命性变革的机会是很少的,当计算机在印刷业获得生产应用的时候,印刷业也没有改变真止意义上的印刷原理。印刷业一直成为远离ERP的行业,印刷业老板一直在冷眼旁观。
      然而,近年印刷业技术自动化、照排技术的电子化,印刷厂老板开始乞求信息化来将先进设备转化为真正的效益,ERP在印刷业开始悄然升温,究其原因,最根本的就是——残酷的竞争。印刷品质要求越来越高,而利润却越来越薄。印刷业正经历着激烈竞争的时代。货源不足、价格持续走低、品种大幅增加、印数普遍下降、周期越来越短、贷款回收困难,所有这些都使企业的经营管理人员感受到前所未有的巨大压力。
      这个时候,印刷这个传统产业,似乎在一夜之间突然想起来,必须从信息化寻求节约成本的空间、追求更大利润化。在印刷业近两年从传统印刷改造为现代电子印刷,从手工排版到电脑排版,走过了从传统手工到现代的过程,必然在管理上有一个飞跃的要求,这就是ERP在印刷业普及的必然进程。
      过往几年,不泛有多个印刷管理软件,但大多数处于帮助企业报价管理、适应于传统印刷管理的小软件,对于小型印刷厂的应用有过很大的帮助,但始终只能进行粗旷的管理,未提升到ERP管理的高级阶段。真正意义的适合现代印刷管理的ERP软件却还不多见。印刷业ERP必须要真正的从现代企业、现代管理着手,完整解决印刷企业报价、物料、计划、成本、计件等难题。

二、确保:印刷业现存的基本问题
1、确保准确配套、准时交货
     
客户服务的一个最重要方面是准时且准确交付。对于印刷行业尤其具有挑战性,一个印品往往因为延迟一天甚至拖延半天交货,将导致整批印品的拒收,印刷时效性特别突出,不能准确交付可能产生极其严重的后果。因此,在正确的时间交付正确数量的正确产品对于印刷行业至关重要。印刷行业中的一些变化使得准确且准时交付更难以实现。
      在对印刷ERP选型时必须考虑到物料需求、物料分配管理、工艺流程精细管理、智能生产排程等,确保订单印件的物料准确配套、及时配给、准时交货。动态掌握订单的进展和完成情况。实现对订单进行预排期、自动推算出可行的交货期。更好地管理好客户信息,与客户建立良好关系,保持与客户的经常沟通,动态掌握客户的需要。
2、确保资源优化、成本有效控制
     
印刷ERP必须通过高级物料需求分析,完善的库存管理包括库龄管理,以及工单物料预算、工单定额领料等进行资源优化,有效控制成本。使得印件所需纸张、油墨、辅料等能及时、准确、定额供应。
3、确保资金有效应用、资金快速回笼
     
印刷ERP还必须要制定快速、集成的应收应付查询,快速查询、分析各用户、各订单的任务完成、送货数量、退货数量、收款金额等记录,快速汇总客户应收账款、帐龄及信用情况。确保资金有效应用,资金快速回笼。对预收款过程有查询功能,对应收款列出清单、应收款汇总、收款结清后核销管理,过期未交清货款发出催账。对预付款过程有查询功能,对应付款有列出清单、应付款汇总、付款结清后核销管理、供应商对账单功能。

三、具备:印刷业ERP必须具备的功能模块
      1.印刷报价估价功能
      2.产品管理
      3.销售订单管理
      4、生产计划管理
      5、采购管理
      6、物控、计料及库存管理
      7、生产过程管理
      8、质量管理
      9、计件工资管理
      10、成本核算

四、克服:实施印刷业ERP的难题
     
在当前环境下,印刷行业由于其行业特点,实施ERP必须进一步克服其存在的难题:
1、企业管理基础相对较薄弱
     
国内印刷企业管理基础薄弱,普遍存在制度缺失,缺乏战略观、系统观;对业务流程、财务核算等简单流程都不能理顺;客户数据在销售部和财务部都不能统一,更不要说销售和分销的业务流程。
      由于管理基础薄弱,有些企业一时还不具备实施ERP的前提条件。如果你的企业管理本身是一团乱麻,ERP是不能帮你改善的。就像锻炼身体,要有一定的基础。ERP能够帮助你变得强壮,但如果你已经过于肥胖虚弱,就要先通过一些别的方法减肥瘦身,然后再进行锻炼。
      印刷行业实施ERP已成为行业发展的需要和趋势。如何在这个具有特殊性的行业实施好ERP对于整个印刷业的信息化管理具有举足轻重的意义,发现问题并针对这些问题提出有效的解决方案才是个印刷企业应该关注的。
2、 印刷业ERP存在复杂的报价系统
     
印刷业ERP的困难之一就是需要极其复杂的报价系统。由于印刷行业的特殊性,印刷企业需要根据客户的要求进行报价,这一报价不同于标准产品的报价。由于印刷材料、印刷方式及印后加工工序的多样性,客户常常会有多种选择,业务员大多还需要为客户提供出一种较为理想的报价方案,因此印刷行业的报价是极其复杂的一项工作。
      能够对客户的询价进行快速、准确报价是所有印刷企业希望实现的。目前市面上众多的印刷报价软件多属估价软件,准确性差、报价结果很难说是市场价或是成本价,对企业成本控制缺乏指导意义,因此实用性不强。
      ERP报价子系统是用于印刷品估价、报价、核价、竞价的子系统。通过报价子系统,用户可以同时方便、快速、准确地一次性得出多个产品数量的成本价、行情价、利润价,准确把握盈亏线;同时还可进行明细核价,对价格构成进行分析;可以设定不同地区、不同类别的工价标准,进行多地区工价对比,做到知己知彼,使企业在印刷竞标中始终处于有利地位。印刷报价过程中生成的产品信息为其后的订单子系统、生产子系统提供了第一手基础数据;同时印刷报价过程中生成的成本及价格构成信息也为成本核算子系统所需的“计划成本”提供了第一手基础数据,因此起到了提纲挈领的作用。
      一个印刷企业如何针对自己企业业务特点,做好自己ERP系统中的报价子系统是每个准备上ERP项目的企业的当务之急。
3、ERP培训问题是ERP实施中的最大的难题
     
培训是一个老话题,可它却是目前ERP实施中最大的难题。ERP系统集成、融合了当代最先进的管理思想、理念、方法,而国内企业的标准化、规范化、管理水平都与ERP标准的管理模式存在一定的差距。
      所以无论是从实际操作上还是从ERP基本原理、思想上都应该对员工进行培训,使员工真正从思想观念上转变对ERP的抵触情绪,真切感受到ERP给他们带来的实实在在的效益和好处,从而接受ERP,并积极主动地参与ERP系统的实施。
      成功实施ERP必须重视培训,而培训绝不仅仅是单纯系统操作的培训,从项目的实施开始到后期,相应的培训都是贯穿始终的,分阶段、分内容、分人员、分管理层次进行培训。培训还必须有完整的培训知识库,注重科学性、实用性和针对性。要借助培训,统一员工认识,提升管理理念和业务技能。对于印刷企业来说,员工普遍素质不高是印刷行业进行ERP培训工作的一大难题。
1)培训必须落实到中基层管理者和全体员工身上
      ERP的实施是一个系统工程,它需要中基层管理者和全体员工的支持与协助。他们不仅要协助系统分析人员理解现行的业务流程,同时也要配合分析人员一起探讨对现有流程的改造。更为重要的是,中基层管理者和全体员工是ERP系统的最终用户,是保证ERP系统正常运转的最直接操作者。
      ERP系统要求工作人员在数据产生地就直接将数据输入到系统中,所以他们能否理解自己所做的每一次简单而略显枯燥的操作和输入的每一个简单数字在整个系统中的基础性作用,决定了系统的成败。
      某些E R P 厂商在大谈自己的“价格低”的优势的同时,也很容易给用户造成一种认识上的误区:实施ERP就像买个办公或财务软件安装一遍,职工学会用鼠标点击哪个按键就可以了。即便有咨询培训公司的介入,也缺乏管理与技术的结合。最终企业的E R P 不是扔掉不用,就是实施以后企业又回到低水平管理的现实。因为本质的管理思想并没有改变,那些以为“自己更懂得自己”的企业,即便引入了某些“E R P ”,也只是在过去的圈子里重复着落后的管理方法,不同的只是电脑格式的报表代替了原来的手工报表而已。所以没有真正意义上的ERP培训是无法将ERP内化到企业的管理中去的。
2)企业高层管理者的培训更为重要
      多数企业错误地认为,ERP是一项简单的企业信息化建设工程或企业管理信息系统工程,将目标设得过高或过低,就很容易模糊不清。目标一模糊,就很难落实到具体的实施工作中,不顾重点,导致投资过大、收效甚微、实施乏力的状况。而在ERP实施过程中,企业领导是具有举足轻重的地位的。
      企业领导们对“ERP是什么”并不完全了解,以为企业信息化就等于实施ERP。有的领导说一句“我们要上 ERP”,然后就把这些事交给下属去做,自己去关心什么“战略”、“宏观”的问题去了。ERP表面上看起来是一些业务流程的优化,但长期不断做下去就会是对企业文化的一种改变,这就需要最高领导从头到尾的支持,而且这种支持不能只是嘴上说,还需要关注很多具体的事情。
      中国有些企业的领导实际上并没有做好长期推行ERP的心理准备,尽管他觉得这个东西很好。要参加培训,要改善周围的某些东西和流程,要对项目进行评审和指导,所以最高层领导在推进ERP时要花很多时间。如果最高领导对ERP没有兴趣,或只是嘴巴说说而已,ERP是不可能坚持推行下去的。
      其实ERP的核心是MRPⅡ,即制造资源计划。对一些非生产制造企业而言,企业信息化并不需要实施ERP。再说ERP的实施也是有风险的,一些企业领导往往忽视了实施ERP的困难与风险,或者他们根本还没有认识到这一点。有些人甚至认为,企业上了ERP系统之后,便什么问题都能解决,从此万事无忧了。结果是企业对实施ERP的困难估计不足,也没有为此而做充分的准备工作。
      这样的企业实施ERP系统往往不会成功,或者ERP系统实施后没有达到他们的目标,即没有为企业解决“所有的问题”。这种结果自然会使企业对ERP大失所望,从而影响ERP在企业中的进一步推广和应用。
4、选择实施ERP的厂商至关重要
     
企业一旦成功实施ERP项目,则企业资源的方方面面都将在ERP系统的管理之下。因此,ERP系统的优劣对企业的经营至关重要。所以,在选择ERP系统时,企业必定慎之又慎,要充分考虑所选ERP的产品策略、发展方向及服务质量等问题。国际上企业与ERP厂商之间往往都是一种战略性合作伙伴关系,而非简单的买卖关系。
      企业在选择ERP厂商产品时主要考虑以下三个重要因素:
1) ERP软件厂商的整体实力
      ERP软件系统对企业的重要性决定了企业在选择ERP软件厂商时必定要充分考虑厂商的实力。大多数中小企业都希望与自己选择的ERP软件厂商(及其本地合作伙伴)建立长期合作关系。如果中小企业用户对厂商实力、规模、长期生存发展的能力等没有信心,用户将难以与厂商建立商业合作。显然,品牌知名度高、实力强的厂商获得成功的机会比小厂商要高很多。
2)软件厂商与当地渠道商的实力
      绝大多数的中小企业用户都希望与ERP厂商的本地合作伙伴建立长期合作关系,以备将来的系统维护及升级等后续服务。所以,除了本地化项目实施能力以外,中小企业用户还非常关心当地代理商的综合实力及其长期生存和经营的能力。如果中小企业用户对厂商在本地的代理商的实力、规模等没有信心,很难想象企业会选择该ERP产品。
3) 关键在于ERP产品功能方面要多考虑
      ERP系统是一个企业组织的应用系统,企业关心ERP系统能否满足其需求,功能、流程是否适用,软件是否稳定可靠等因素。因此, 实用性与集成性是首要选择标准。此外,ERP系统的先进性、易实施性和易维护性也非常重要。

总结
      到目前,我们注意到,印刷企业为他的客户提供的产品(无论是包装、样本、一般商业印刷、书刊、纸箱、报纸等),在结构、材质、工艺上都具有不确定性和随机性。而随着商业节奏的加快,客户要求的交货期都比较短,同时这些产品一般都具有很强的针对性和时效性。印刷业的这些特点,为印刷业实施提出了挑战。纵观国内外的制造业产品市场,适用于国内印刷业的成熟的管理软件尚难寻踪迹。

来源:ITpub


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