江西铜业:从"信息孤岛"到"信息整合"

江西铜业:从"信息孤岛"到"信息整合"  
 
 
用户背景

江西铜业集团公司于1979年7月成立,是中国有色金属行业铜采矿、选矿、冶炼、加工特大型联合企业,是中国最大的铜工业生产基地和重要的硫化工原料及金银产地,也是国家重点扶持的国有特大型企业之一。

公司主要产品有阴极铜、硫酸、黄金、白银、铂、钯、硒、碲、铼、钼、硫酸铜、氧化砷、铜精矿、铅锌矿、锌精矿、硫精矿、铜线锭、铜杆、裸铜线等,其中:\贵冶牌\"电铜为伦敦金属交易所(LME)注册产品,\"贵冶牌\"硫酸为国优金奖产品。公司产品出口美国、日本、欧洲和东南亚,并与30多个国家和地区有技术、经济、贸易往来。

信息化动因

江西铜业集团是江西省最大的工业企业,工程建设项目众多,在工程建设项目管理的设计、概算管理、工程投标、合同管理、进度管理、质量管理、工程竣工验收等管理工作,管理工作量大,单纯依靠人工管理无法实现,必须借助计算机管理系统来进行科学精密的管理,以实现项目的全过程的信息跟踪与监控。

功能详述

设计管理系统

项目管理

首先,用户可以在系统中建立新的工程项目名称,根据项目的类型选择项目性质,系统会根据预设的类别,自动选择项目相关表单信息。如:项目概况信息、勘测信息等。

流程管理

用户预先在工作流程库中设置工程项目立项审批流程,每一个流程节点可以根据实际的操作情况选择相应的审批岗位或角色,如:部门经理、处长等。

知识库管理

利用e-cology的知识管理模块,建立设计文档、文件相关的各类文件库或文件柜子目录,同时,对文件或设计文档以工程过项目的属性分类。用户首先把设计文档签入文件库中,同时,选择文档审批流程提交审批。审批流程结束后,文件归档。

合同管理系统

1.项目管理

项目分解

通过项目管理模块(e-Project),可以把一个大型的项目逐层分解为可控制、可执行和可调整的子项目。e-Project支持多达十级的项目分解,并定义子项目与其他各级子项目之间的关系。

项目进度安排

e-Project可以帮助对整个项目的工作时间进行估算,进而对任一级子项目做出进度安排从而形成整个项目的进度表

项目预算

e-Project可以制订每个子项目的预算从而形成整个项目的预算,通过与财务管理模块(e-Financials)的结合,这些预算在相应的财务数据中有所体现,帮助企业控制项目执行过程中的资金风险。

多版本项目

无论是计划或是执行的项目,对其中的因素,如人力资源安排或进度安排作出变更后,都将形成项目的新的版本。不同的项目版本是形成项目分析报告的一个基础。

2.客户管理

通过e-cology中的CRM系统,把江西铜业工程项目中所涉及的建设单位、监理单位、设计单位等纳入系统的管理中,并对这些单位进行分类别。利用系统的合同管理模块建立相应的合同信息。这样使每一封合同与所签约单位直接关联在一起。可以由一个建筑单位的名称直接查找到与其签署的所有合同以及承建的工程项目信息。

在合同信息建立时同时可以输入合同所给定相关内容,如:收款计划、付款计划、进度款、保证金、财务实际付款记录等。并根据项目进度设置系统的提醒时间或提醒提前期,如索赔、扣款等。合同履约情况的跟踪和记录表单、汇总等。
可以利用e-cology的信息门户模块,为承建、监理、设计单位建立web网站,这些单位通过浏览网站就可以知道项目进展过程中与自己有关的信息。提高沟通效率。

3.知识管理

利用知识库对合同进行全面的系统的管理,如:电子合同的归档、纸质合同扫描后集中存储管理等。并利用系统的安全机制对文档进行基于权限组和角色的密级管理。确保江西铜业的合同资料的安全性。

通过系统的模板管理功能,可以针对不同的工程选择不同的合同范本,增加项目的具体内容就可以快速形成所需要的合同样本。并与承建方的信息相关联。促进江西铜业合同的有序化管理。

招标管理系统

招标基础信息与规划:招标执行必须在项目立项后才可以进行,所以系统还是以项目为前提,设计招标管理的模块。首先,选择招标的项目,生成招标表单,如:招标单位信息、投标单位系列信息等。
投标计划:标书发放、投标步骤、开标地点时间、评标组成员、系统通知功能)。
评标管理:根据工程和项目特点自定义衡量标准、定量打分规则、定性文本说明、结果统计等;
招标信息的web发布,可以直接发布在公司的网站上。

投资控制管理系统

系统通过财务管理模块实现对工程项目的实施概算、预算、结算的管理,对项目的投资进行详细的过程控制。

项目分类:安装、土建、装饰等,根据项目类型设置定额库,定额库中的数据可以根据需要进行编辑,或直接到导入地方规定的定额数据。
一个工程项目(工程文件)可分为概算、预(结)算两部分,以便对该工程的投资进行科学控制与分析。在工程下又可划分详细的子项工程(单项工程),其子项工程是工程造价管理的基本单位。

智能化的取费与费用汇总:工程类别的智能化处理;对配套的费用定额数字化为费率表,方便查询与选择调用,还可根据有关规定进行调整;费用汇总表的使用,方便工程造价的管理与控制。

系统提供多维分析功能:能够对投资项目进行概预算分析对照;根据合同价格数据进行各类对比分析;可以对子项目的投资进行分析对比;概算与预算对比;提供条形图、饼图、曲线、三维等图形分析工具;对分析数据可以输出到Execl、Word。

质量监督管理系统

以工作流程管理模块为基础,设计质量监督管理的流程表单,字段信息包括:监督任务描述、项目进度安排、责任人等。流程类型包括:申报登记、任务审批委派、质量监督报告的审批等。

实现与工程监督站信息系统的数据集成。用户在系统中可以直接查阅项目质量的情况。利用系统的知识库对于质量相关的资料、表格进行系统管理,制作标准的质量验收表格,用户可以根据项目验收情况,从系统中调用相关表格输出打印。
对历史的验收报告进行分类归档。

应用效果

提高了事务处理的工作效率
提高了经营管理决策的科学性
有效的加强企业财务监控及预算管理
提高了合同的规范性
降低项目成本
缩短项目周期
各种业务的透明管理
提高了施工质量
精细化成本管控
对项目进度进行了有效监控"
 

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